Privacybeleid

Bescherming persoonsgegevens

Otovo neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en wij doen er alles aan om inzicht te geven in hoe wij persoonsgegevens gebruiken en verwerken. Hieronder vindt u informatie over hoe wij uw persoonsgegevens die worden gebruikt voor onze verschillende producten en diensten, verzamelen en verwerken.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Otovo B.V., met Kamer van Koophandel nummer 87904306, gevestigd te Singel 542, 1017 AZ Amsterdam, Nederland en e-mailadres voor contact zon@otovo.nl (“Otovo”), is verwerkingsverantwoordelijke voor de via de website en/of de applicatie van Otovo verzamelde gegevens (gezamenlijk het “Platform”).

Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking

Alle persoonsgegevens die via het Platform worden verzameld, kunnen op basis van de volgende rechtsgronden worden verwerkt:

• De met Otovo ondertekende zonne-energie-overeenkomst (de “Overeenkomst”).
• Het op verzoek van de klant inschatten van het potentieel aan zonne-energie op een adres.
• Toestemming voor de ontvangst van e-mails met betrekking tot het ingeschatte potentieel aan zonne-energie.
• Toestemming voor de ontvangst van gepersonaliseerde communicatie over subsidies, productvoordelen, speciale aanbiedingen en andere producten en diensten van Otovo.

Persoonsgegevens die wij van u verwerken

Indien u het potentieel aan zonne-energie van uw dak laat controleren, verzamelen wij uw huisadres en e-mailadres als u hiervoor toestemming hebt gegeven. Wij kunnen ook om aanvullende gegevens vragen om een inschatting te maken van uw elektriciteitsverbruik ten behoeve van het verstrekken van geschikte installaties. Het doeleinde is om een schatting te kunnen geven voor de installatie van zonnecellen op uw dak, evenals het beheren van uw klantrelatie en de oplevering. Het e-mailadres wordt gebruikt om met u te communiceren in de vorm van persoonlijke opvolging, nieuwsbrieven en andere communicatie over de producten en diensten van Otovo waar u mogelijk in geïnteresseerd bent. Indien u geen nieuwsbrieven wenst te ontvangen, kunt u zich hier afmelden.

Wij verzamelen en bewaren gegevens over het adres waarvoor u het potentieel aan zonne-energie schat, zoals het meten van azimuth, de helling van uw dak, het gebied en de dakhoogte, voor de beoordeling van het energiepotentieel van zonnecellen op uw dak en het maken van een prijsberekening. We bewaren deze informatie voor analyse, zodat we in de toekomst betere berekeningen kunnen maken.

Indien u besluit een raming te laten maken, zullen wij uw naam, telefoonnummer en e-mailadres vragen zodat wij contact met u kunnen opnemen om eventuele uitleg te geven en u, indien van toepassing, een formele offerte te sturen. Alle gevraagde informatie is noodzakelijk voor het aangaan van de Overeenkomst. Als u deze informatie niet verstrekt of weigert, kan Otovo geen overeenkomst met u aangaan.

Indien u de offerte aanvaardt, kunnen wij uw naam, telefoonnummer en het contractuele document aan een van onze partners sturen voor digitale handtekeningen, zoals Scrive, die als gegevensverwerker zal optreden.

In het geval dat deze gegevens nodig zijn, kunnen we ook om uw persoonlijke identiteitsnummer vragen. In dit geval is het doeleinde het invullen van aanvragen waarvoor deze informatie nodig is. Uw persoonlijk identiteitsnummer wordt versleuteld opgeslagen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De periode dat wij uw persoonsgegevens bewaren is afhankelijk van het doeleinde waarvoor ze zijn verkregen. Als uw gegevens worden gebruikt voor meerdere doeleinden waarvoor verschillende bewaartermijnen nodig zijn, hanteren wij de langste termijn.

Persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming, worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of verzoekt om het wissen van uw gegevens of bezwaar maakt tegen het bewaren van uw gegevens.

Persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van de Overeenkomst of de overeenkomst van een geldlening, worden bewaard gedurende de gehele relevante contractuele relatie.

Persoonsgegevens die in het kader van de gerechtvaardigde belangen van Otovo worden verwerkt, worden bewaard zolang Otovo daaraan moet voldoen.

Zodra deze periodes zijn beëindigd of aan uw verzoek om het wissen van uw persoonsgegevens is voldaan, bewaren wij uw persoonsgegevens uitsluitend gedurende de wettelijk verplichte termijnen. Dit houdt in dat zij niet mogen worden verwerkt voor enig ander doel dan het ter beschikking stellen ervan aan rechtsinstanties of bevoegde overheidsinstanties, om te voldoen aan aansprakelijkheid die voortvloeit uit de verwerking en uitsluitend gedurende de verjaringstermijn ervan. Na afloop van deze termijn worden de gegevens vernietigd.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Als u ervoor gekozen heeft om de diensten van een elektriciteitsleverancier over te hevelen naar een van onze partners in verband met het bestellen van een zonne-energiesysteem, sturen wij uw contactgegevens naar de door u opgegeven elektriciteitsleverancier, zodat zij contact met u kunnen opnemen.

Wij kunnen uw gegevens delen met gegevensverwerkers op het gebied van energieverbruik om uw elektriciteitsverbruik op te vragen met het oog op het verstrekken van een geschikte installatie.

Nadat Otovo uw installatie in detail heeft gepland, delen wij uw contactgegevens, adres en projectgegevens met onze installateur.

Wanneer wij uw installatie op het elektriciteitsnet aansluiten, delen wij uw contactgegevens en informatie over de installatie van de zonnepanelen met de eigenaar van het elektriciteitsnet.

Zodra de installatie operationeel en aangesloten is op het netwerk, worden productiegegevens van uw inverter gedeeld met de inverterfabrikant voor analyse en mogelijke probleemoplossing. Deze gegevens vermelden niets over uw woon- en energieverbruik in het algemeen, alleen of de zon op uw installatie schijnt.

De productiegegevens van de installatie worden ook door Otovo verzameld. Deze informatie wordt gebruikt voor analyse en mogelijke probleemoplossing. De gegevens dienen als basis voor de op My Page en in de Otovo-apps opgenomen statistieken.

Otovo kan productiegegevens gecombineerd met adressen gebruiken om de rekenmodellen te verbeteren, zowel intern als in samenwerking met andere entiteiten in de zonne-energie-sector en deze openbaar te delen. Gegevens die wij delen worden zoveel mogelijk anoniem gemaakt, maar de locatie is een belangrijk element in de analyse van productiegegevens.

We gebruiken OpenAI om onze diensten en gebruikerservaring te verbeteren. Het zou kunnen dat gegevens zoals naam en contactgegevens worden gedeeld met OpenAI voor dienstverlening en verbetering van onze service. OpenAI beschermt uw persoonlijke gegevens en voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming. Ga voor meer informatie naar hun privacybeleid.

Wij maken met name gebruik van de Google-service en de Google Advertising-service om u gepersonaliseerde en niet-gepersonaliseerde advertenties te tonen, op voorwaarde dat u Targeting-cookies en scripts accepteert. Wanneer mogelijk kunnen we persoonlijke gegevens delen en informatie zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer met Google delen. Dit stelt ons in staat om onze advertenties beter op u af te stemmen. Voor meer informatie over hoe Google uw gegevens gebruikt, verwijzen wij u naar de Privacy- en gebruiksvoorwaarden van Google.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met gegevensverwerkers die diensten verlenen aan Otovo. Otovo zal ervoor zorgen dat zij allen voldoen aan de huidige wetgeving inzake gegevensbescherming door een overeenkomst over gegevensbescherming te ondertekenen op grond van art. 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Otovo streeft ernaar onze diensten en aanbiedingen te verbeteren door middel van strategische partnerschappen en samenwerkingen. Deze initiatieven kunnen een beperkte uitwisseling van uw persoonlijke gegevens met zich meebrengen, uitsluitend voor doeleinden die in overeenstemming zijn met onze legitieme belangen en gericht zijn op het verbeteren van uw ervaringen. Hieronder vindt u specifieke gebruikssituaties hiervan die illustreren hoe en waarom we persoonlijke gegevens kunnen delen:

• Referentie Partners: We delen gegevens met Referentie Partners om vergoedingen te berekenen en de effectiviteit van hun marketingstrategieën te verbeteren. Het delen van gegevens is uitsluitend beperkt tot klanten die afkomstig zijn uit de omgeving van de betreffende doorverwijzingspartner. Ons legitieme belang ligt in het garanderen van een eerlijke vergoeding en het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie. Deze aanpak stelt doorverwijzingspartners in staat om ervaringen op maat aan te bieden, de klantervaring te verrijken en specifieke voordelen te bieden aan nieuwe Otovo-klanten.
• Verkooppartners: Onze samenwerking met verkooppartners omvat het delen van persoonlijke gegevens om de volgende redenen:
• Om de verplichtingen van Otovo onder klantencontracten na te komen, zodat we onze serviceverplichtingen nakomen.
• De gespecialiseerde capaciteiten van onze verkooppartners optimaal benutten om te voldoen aan een breed scala aan behoeften van klanten, zodat iedereen die geïnteresseerd is in zonne-energieoplossingen de beste en meest geschikte service krijgt.
• Klantenvoorkeur: inspelen op de voorkeur van klanten voor persoonlijke betrokkenheid en directe interacties die verkooppartners kunnen bieden.
• Geografische dekking: Verkooppartners kunnen een sterke dekking hebben in bepaalde gebieden, waardoor onze services toegankelijker worden voor een breder publiek.
• Deze activiteiten worden ingegeven door ons legitieme belang om de kwaliteit van de dienstverlening, de bedrijfsefficiëntie en de klanttevredenheid te verbeteren. Houd er rekening mee dat u te allen tijde het recht hebt om af te zien van het delen en verwerken van uw informatie door de partners van Otovo.
  
  

Chat- en e-mailberichten

Wanneer u per e-mail met ons communiceert op een van onze support- of verkoop e-mailadressen, of de webchat-functie op de website gebruikt, wordt de uitwisseling van berichten opgeslagen zodat wij u zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn in de loop van de tijd. Zowel chat- als e-mailberichten worden opgeslagen in Hubspot.

Wij maken momenteel gebruik van MailChimp voor het versturen van onze nieuwsbrief. In verband hiermee wordt uw e-mailadres opgeslagen samen met gegevens zoals in welk product u geïnteresseerd bent en in welke regio u woont. Als u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, blijft uw e-mailadres in het systeem van de service staan om te voorkomen dat u zich weer moet inschrijven. Eventuele overige gegevens worden verwijderd.

Deze bedrijven treden op als gegevensverwerker.

Opsporen van fouten

Om onze software te kunnen verbeteren, registreren we uitzonderingen en fouten die voorkomen op onze website en op de apps. Deze foutgebeurtenissen, samen met gegevens die verband houden met de staat waarin het systeem verkeerde tijdens de storing, worden verzameld door een externe dienst. Wij maken hiertoe momenteel gebruik van Sentry. De informatie wordt 90 dagen bewaard.

Dataopslag- en Back-up-systemen

De website en Otovo apps maken gebruik van meerdere Otovo-diensten op de backend. Deze diensten draaien uitsluitend in de cloud en maken derhalve gebruik van meerdere systemen van derden. Servers, databases en gegevensopslag verstrekt door Amazon en Heroku, een dienstverlener naast het Amazon-platform, in eigendom van Salesforce. Wij maken, indien mogelijk, gebruik van datacenters in Europa, voornamelijk in Ierland en Duitsland.

Automatisch Sms’en en e-mails

Wij maken gebruik van Mailgun voor het versturen van automatische e-mails, en van Twilio voor zowel e-mails als Sms’en. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over wijzigingen met betrekking tot de installatie, enz. De services slaan metadata op voor tracking en troubleshooting.

Interne communicatie

Voor de interne communicatie gebruiken wij Slack. Onze backend systemen sturen updates naar deze dienst in verband met gebeurtenissen die verband houden met het klantgedrag. Deze updates kunnen onder meer naam, adres en contactgegevens bevatten.

Voor e-mail- en bestandsopslag maken wij gebruik van Google G Suite. Zie “Regels inzake wachtwoorden” hieronder, voor hoe wij de toegang tot deze diensten beheren.

Bovengenoemde bedrijven treden op als gegevensverwerker.

Toegang tot gevoelige gegevens

Waar in onze systemen gevoelige gegevens worden verwerkt, zijn deze alleen toegankelijk voor ontwikkelaars van Otovo en andere medewerkers met een gerechtvaardigde behoefte voor toegang. De encryptiecodes die onder meer worden gebruikt voor de opslag van gevoelige gegevens, zijn alleen toegankelijk voor de ontwikkelaars van Otovo. Alle machines die in ontwikkeling zijn, en die mogelijk kopieën van gegevens uit productiesystemen hebben, beschikken over een versleuteld bestandssysteem.

Alle datacommunicatie met externe partners is versleuteld.

Regels inzake wachtwoorden

Alle medewerkers van Otovo zijn verplicht om bij het inloggen op de systemen van Otovo, alsmede met een wachtwoord beveiligde telefoons en toestellen, gebruik te maken van twee-factor-authenticatie. Alle externe samenwerkingspartners (installateurs, enz.) die toegang hebben tot de systemen van Otovo maken gebruik van persoonlijke accounts met alleen toegang tot de relevante onderdelen van het systeem.

Uw rechten

U heeft het recht om

• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en informatie met betrekking tot ons gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens;
• te verzoeken om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, rekening houdend met een verzoek om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of te wissen;
• bezwaar te maken tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens die wordt uitgevoerd vanwege algemeen belang of gerechtvaardigde redenen;
• bezwaar te maken tegen een besluit dat uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking: een beoordeling van een besluit dat uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking dient te geschieden door een persoon die aanvullend bewijs of opmerkingen moet leveren ter ondersteuning van deze beoordeling. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
• een kopie te verkrijgen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, van alle persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, waarbij de informatie wordt verwerkt op basis van uw toestemming of tijdens een overeenkomst tussen u en ons.
• de toestemming in te trekken: indien onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Indien u uw toestemming intrekt, geldt dit alleen voor toekomstige verwerking.
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op uw rechten op grond van de AVG.

U dient uw verzoek schriftelijk in te dienen bij Otovo op ons bedrijfsadres of per e-mail aan privacy@otovo.com, onder overlegging van een bewijs van uw identiteit (bijv. een kopie van uw identiteitskaart of paspoort).

Wijzigingen in de Privacybeschermingsverklaring

Wij houden uw privacybeschermingsverklaring up-to-date naarmate het dienstenaanbod wijzigt. Bovenaan de pagina vindt u de datum waarop wij de inhoud voor het laatst hebben bijgewerkt. Indien wij belangrijke wijzigingen aanbrengen die van invloed zijn op geregistreerde klanten, wordt u hiervan per e-mail op de hoogte gesteld.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met als bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag, indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op uw rechten uit hoofde van de AVG. Otovo heeft een eigen vertegenwoordiger voor het Privacybeleid die bereikbaar is door een e-mail te sturen naar privacy@otovo.com.